Un bot puede contestar a través de asistentes, uno por vendedor. Cada asistente le habla al cliente en nombre de su vendedor, y solo mientras ese vendedor está online y en su horario.
Lo que sabe sale del bot: servicios, precios, formas de pago, documentos y correcciones. Cada asistente suma lo suyo: el nombre con el que se presenta, su tono, sus instrucciones, su primer mensaje y las respuestas rápidas que puede mandar.
Sirve cuando querés que cada cliente nuevo hable desde el primer mensaje con un vendedor de verdad, el que está disponible en ese momento, y no con un bot a nombre del equipo.
Al crear el bot, en ¿Quién contesta los chats?, elegí Un asistente por vendedor. Con un bot ya creado, se hace desde su Configuración (la abrís desde su tarjeta en el listado), con el interruptor Asistentes por vendedor. Te pide confirmar con Pasar a asistentes y se guarda en el momento.
Desde ahí el bot deja de contestar: contestan solo sus asistentes. Si todavía no tiene ninguno prendido, en sus teléfonos no contesta nadie hasta que prendas uno. La tarjeta suma Ver asistentes, y en el listado de bots el bot pasa a mostrar el chip Asistentes · N, que también te lleva a ellos.
- Con asistentes, el bot no usa su horario, su tono ni su saludo: cada asistente contesta en el horario de su vendedor, con sus tonos y con su primer mensaje.
- El descubrimiento de tono no está disponible: cada asistente tiene sus tonos. Si había uno en curso, se frena.
- Si lo apagás (te pide confirmar con Volver al bot), vuelve a contestar el bot. Los asistentes quedan guardados y dejan de contestar.
Los asistentes tienen su propio ítem en el menú, Asistentes, debajo de Bots. Crear asistente no abre ningún formulario: crea Asistente 1, Asistente 2… con un click y te lleva a su pantalla. Si tenés más de un bot con asistentes, te pregunta en cuál.
Crear para… lo crea ya con su vendedor: elegís a alguien del equipo que todavía no tenga asistente en ese bot, y el asistente se presenta con su nombre. Una misma persona puede tener un asistente en cada bot.
La pantalla del asistente es como la del bot: lo armás por secciones, con Atrás y Continuar, y Los cambios se guardan solos.
| Sección | Qué definís |
|---|---|
| Identidad | El nombre interno (Asistente 1, lo podés cambiar), el nombre con el que se presenta al cliente (de entrada, el del vendedor) y el vendedor. Al vendedor lo cambia solo quien puede crear asistentes. |
| Tono | Uno o dos tonos de la lista; los que se contradicen no se pueden juntar. Más instrucciones propias, de hasta 6.000 caracteres: podés pegar un texto armado con ChatGPT. |
| Primer mensaje | Un texto (hasta 1.000 caracteres), una respuesta rápida (también de audio) o los dos. Así le llega al cliente te muestra las burbujas; con los dos, avisa Se mandan 2 mensajes. Si ofrece llamada, el texto va sí o sí: los botones salen con él. |
| Llamada | El interruptor Ofrece llamada (viene prendido), los dos botones del primer mensaje y lo que le dice al cliente cuando pide que lo llames (más abajo). |
| Respuestas rápidas | Las que puede mandar en la charla, elegidas entre las que ve su vendedor. |
| Alcance | Solo chats nuevos o Todos los chats (más abajo). |
| Horario | La disponibilidad semanal del vendedor, con su propio Guardar disponibilidad. Es la misma disponibilidad de la Agenda: si la cambiás acá, también cambia su agenda. |
| Historial | Quién cambió qué y cuándo. |
Precios, promociones y reglas del negocio salen del bot. Si las instrucciones de un asistente dicen otra cosa, vale lo del bot: el asistente cambia cómo se habla, no qué se ofrece.
En Probarlo lo ensayás antes de prenderlo, sin que le llegue a ningún cliente. Ahí no hace falta que esté online ni en horario, y te contesta primero con su primer mensaje, igual que en vivo.
El interruptor para prenderlo está en la barra de arriba, al lado del vendedor, y se habilita cuando el asistente tiene todo lo que necesita. Mientras falte algo, queda en Apagado y Requisitos te muestra qué falta:
- El bot activo y pasado a asistentes.
- Un vendedor asignado, con la cuenta activa.
- Que ese vendedor tenga horario cargado.
- Un primer mensaje: texto, respuesta rápida o los dos. Con Ofrece llamada prendido, tiene que tener texto.
- Al menos un tono.
En la lista de Asistentes, cada fila prendida dice si contesta en este momento: Contesta ahora, No contesta: está offline o Fuera de su horario. Una apagada muestra lo que le falta para prenderse.
Quien tiene un asistente ve un círculo sobre su avatar, abajo en el menú del panel (también con el menú colapsado) y en la barra de su usuario en Mensajería. Verde es online y gris, offline. También lo ve quien recibe chats nuevos por reparto, aunque no tenga asistente.
Un click en el círculo cambia tu estado, sin abrir tu menú. Todos arrancan en offline: tu asistente contesta recién cuando te ponés online.
Arrancás en gris: tu asistente no contesta
Si te olvidás de ponerte online a la mañana, tu asistente no contesta en todo el día. Y al revés: cuando te vas, pasá a offline.
Cuando te ponés online, o entrás en tu horario si ya estabas online, tu asistente arranca solo con tus chats que todavía no tuvieron ningún contacto: por ejemplo, los que te tocaron de noche. El primero sale a los 2 minutos y los demás, uno cada 30 segundos. Si el cliente escribió hace más de 24 horas, el asistente ya no le puede escribir: ese chat queda para vos.
Un asistente puede contestar cuando se cumplen todas estas condiciones:
- Está prendido.
- El chat entró por un teléfono de su vendedor.
- Su vendedor está en su horario y no tiene una ausencia ni un feriado ese día.
- Su vendedor está online.
- El alcance lo deja tomar ese chat.
Con eso, el que contesta depende de si el teléfono reparte los chats entre el equipo:
- En un teléfono que reparte, los chats nuevos le llegan solo a quien tiene su asistente prendido. Cada chat tiene un asignado y contesta el asistente de esa persona. Si el asignado no tiene asistente, o el chat no tiene asignado, no contesta nadie.
- Si el asignado no está disponible y nadie le escribió todavía al cliente, el chat pasa a la siguiente persona disponible y contesta su asistente. Si el cliente ya pidió que lo llamen, el chat no se mueve: el pedido se les ofrece a los compañeros y el chat pasa recién a quien lo llama (El pedido de llamada).
- En un teléfono que no reparte, un chat nuevo lo toma el primer asistente que puede, en orden: Asistente 1, después el 2, y así. Su vendedor queda como asignado del chat. Después lo sigue contestando ese: si en ese momento no puede, no contesta nadie y el chat no pasa a otro asistente.
- Si ningún asistente puede, no contesta nadie: ni el bot ni los mensajes automáticos. El chat queda para el equipo, como cualquier otro.
Sin reparto, lo toma el primero que puede, en orden
+54 11 4123-0042
Con asistentes: no contesta él
Si alguien está entre los que reciben chats nuevos en un teléfono que reparte, pero no tiene asistente o lo tiene apagado, no le llega ninguno. Para que no pase desapercibido, arriba de la lista de Asistentes aparece un aviso por persona, por ejemplo: «Kevin recibe chats nuevos en Ventas y su asistente está apagado: no le llegan chats por reparto.» Al lado está el botón para arreglarlo: Ver asistente o, si podés crear asistentes, Crear para Kevin. Lo ve quien puede ver todos los asistentes.
| Alcance | Qué chats toma |
|---|---|
| Solo chats nuevos (viene elegido) | Toma solo clientes que nunca recibieron un mensaje tuyo, y les contesta mientras dure esa charla (24 h desde el último mensaje del cliente). |
| Todos los chats | Toma cualquier chat que entre, también el de clientes que ya te escribieron antes. |
Si todos tus asistentes están en Solo chats nuevos, a un cliente que ya te había escrito no le contesta nadie: lo atiende el equipo. Para que también lo atienda un asistente, poné al menos uno en Todos los chats.
- Espera lo mismo que el bot antes de contestar. Si nadie le escribió todavía al cliente, la primera respuesta es el primer mensaje fijo: primero el texto y después la respuesta rápida. Si ofrece llamada, el texto sale con los dos botones. No usa IA ni consume créditos. Si el chat ya tuvo charla (por ejemplo, porque lo reasignaron), sigue directo con la IA.
- Cuando el cliente contesta, sigue la IA, con lo que sabe el bot más el tono y las instrucciones del asistente. En la charla puede mandar sus respuestas rápidas, también las de audio.
- Si el chat lo venía atendiendo otro asistente o el bot, su primera respuesta arranca con «Hola, soy Laura. Sigo yo con tu consulta.», en el mismo mensaje, para que el cliente sepa que cambió quién lo atiende. Si el último mensaje lo mandó alguien del equipo, no saluda: sigue la charla.
- En Mensajería, sus mensajes dicen Asistente 2 · Laura en vez del nombre del bot.
- Si alguien del equipo escribe en el chat, también con una plantilla, o llama al cliente desde Emplag y atiende, el asistente se apaga en ese chat y no vuelve solo. Lo prendés de nuevo desde el botón del bot, arriba del chat. El asignado del chat no cambia.
El primer mensaje sale igual aunque el cliente ya haya contado su caso: escribilo para que encaje con cualquier primer mensaje. Y si cargás texto y respuesta rápida, al cliente le llegan dos mensajes, que WhatsApp cobra por separado. Los botones de la llamada van en el mismo mensaje del texto: no suman otro.
Los chats que atiende un asistente nunca se ocultan de la bandeja, aunque esté prendido Ocultar las conversaciones del bot: cada vendedor ve los suyos, también en Míos.
Por ahora los asistentes no agendan reuniones: ofrecen una llamada (abajo). Y en las métricas, lo que hacen sus asistentes cuenta en el bot.
En el paso Llamada está el interruptor Ofrece llamada, que viene prendido: «El primer mensaje sale con dos botones para que el cliente te pida que lo llames.»
- Los botones: Botón para aceptar («Sí, llamame») y Botón para seguir por chat («Prefiero por acá»). Los podés cambiar, hasta 20 caracteres cada uno.
- Los mensajes, uno abierto por vez, de hasta 1.000 caracteres. Vienen escritos; si borrás uno, vuelve el de fábrica.
| Mensaje | Cuándo sale | De fábrica |
|---|---|---|
| Mensaje al aceptar | El cliente pide que lo llames y vos estás. | «¡Listo! Te llamo en unos minutos.» |
| Mensaje al pasar a un compañero | No estás y lo toma alguien de tu equipo. | «Te va a llamar {compañero}, de mi equipo, en unos minutos.» |
| Mensaje si no estás | No estás y nadie lo toma: espera a que vuelvas. | «Ahora no estoy disponible. Te llamo {vuelve}.» |
| Mensaje si no atiende | Lo mandás vos con Enviar mensaje, desde tu cola, si llamaste y no atendió. Sale con los dos botones. | «Te llamé y no te encontré. ¿Querés que te vuelva a llamar?» |
{compañero} y {vuelve} se suman con su chip, debajo del mensaje, y se completan solos: el nombre de quien lo toma, y más tarde, mañana a primera hora o el lunes a primera hora. Así le llega al cliente te muestra el mensaje que tenés abierto. Se guarda solo, como el resto.
Si el cliente toca «Sí, llamame» o lo pide por escrito, nace un pedido de llamada con su timer. Si toca «Prefiero por acá», el asistente sigue la charla y no le vuelve a ofrecer llamada en ese chat.
Qué pasa con el pedido —tu cola, el pase a un compañero y el banco— está en la guía de Llamados.
Pasar un bot a asistentes lo hace quien puede editar bots. Para los asistentes hay seis permisos propios, que se reparten desde los roles:
| Permiso | Qué deja hacer |
|---|---|
| Ver todos los asistentes | Ver la lista completa y abrir cualquiera. |
| Ver su propio asistente | Ver solo el suyo. El ítem Asistentes aparece si tiene uno asignado o si puede crear el suyo. |
| Crear asistentes de un bot y asignarles usuario | Crear asistentes y elegir o cambiar su vendedor. |
| Crear su propio asistente | Crear el suyo con Crear mi asistente, a su nombre y en un bot de sus números. Uno por bot. |
| Editar asistentes | Cambiar tono, primer mensaje, respuestas rápidas, alcance y horario, y prenderlos o apagarlos. |
| Borrar asistentes | Borrarlos. Al borrar uno, se apaga, deja libre a su vendedor y sus chats quedan sin asistente, asignados a su vendedor como antes. |
El rol Mensajero viene con Ver su propio asistente, Editar asistentes y Crear su propio asistente: cada vendedor crea, deja listo y prende el suyo, sin tocar el bot ni los de los demás. Ver Roles predeterminados.
Para atender los pedidos de llamada hace falta además Usar la cola y el banco de llamados, que Mensajero también trae.