Son los archivos que ya tenés escritos —fichas técnicas, manuales, catálogos, condiciones de servicio— y que subís para que el bot los consulte cuando un cliente pregunta un detalle que está ahí adentro.
Hasta acá, el bot sólo sabía lo que alguien le tipeó a mano en su configuración. Para que conociera una ficha técnica de 40 páginas, había que resumirla en las instrucciones — y ahí se pierde justo el detalle que el cliente pregunta: "¿qué dosis lleva?", "¿sirve para hormigas?", "¿cuánto hay que ventilar después?".
El bot no lee el documento entero en cada respuesta. Cuando la pregunta lo amerita, busca el pedazo que necesita y responde con eso, citando de dónde lo sacó. Por eso podés subir material largo sin que se dispare el consumo.
| Formato | ¿Entra? | Detalle |
|---|---|---|
| Sí | Tiene que tener texto seleccionable. Ver el punto de abajo. | |
| Word (.docx) | Sí | Se leen también las tablas, con sus columnas relacionadas. |
| Texto (.txt) y Markdown (.md) | Sí | Tal cual están. |
| CSV | Sí | Útil para listados de productos o precios. |
| Word viejo (.doc), Excel, PowerPoint, imágenes | No | Exportalos a PDF o a .docx y subilos así. |
⚠️ El PDF escaneado no sirve, y es el caso más común. Si el archivo es una foto de un papel —lo que suelen mandar los proveedores—, adentro no hay texto, hay una imagen. Se puede reconocer fácil: abrilo y probá seleccionar una palabra con el mouse. Si no podés, el bot tampoco va a poder. Pedile al proveedor el archivo original, o el PDF "de verdad".
El peso máximo por archivo es de 20 MB. Si tenés un manual gigante, conviene subir por separado las partes que el bot necesita consultar: además de entrar mejor, la búsqueda es más precisa.
Entrá a Bots → Documentos y tocá Subir documento. Elegís el archivo y, si querés, un nombre distinto al del archivo (es el que va a ver el bot cuando cite la fuente, así que conviene que se entienda: "Ficha técnica Cipermetrina 25" mejor que "ficha_v3_final").
Después de subir, la fila se actualiza sola
Ficha técnica Cipermetrina 25
482 KB
Ya está guardado. Espera su turno.
Al subirlo pasa por tres estados, y la pantalla se actualiza sola:
- En espera / Procesando — lo estamos leyendo e indexando. Un PDF de 40 páginas tarda menos de un minuto; uno muy grande, unos minutos.
- Listo · 45 fragmentos — ya se puede asignar a un bot. Los "fragmentos" son los pedacitos en los que se cortó el documento para poder buscar adentro; no tenés que hacer nada con ese número, pero sirve para saber cuánto ocupa.
- Error — la fila te dice qué pasó y qué hacer. Algunos errores ofrecen Reintentar (fue algo pasajero); otros, sólo Borrar (el archivo es el problema y no va a cambiar solo).
Subir un documento no se lo asigna a ningún bot. La biblioteca es del negocio; qué lee cada bot lo elegís vos en el paso siguiente. Es lo que permite que un mismo manual lo usen tres bots sin subirlo tres veces.
En la configuración del bot, dentro de Qué ofrece, hay una sección Documentos con un tilde por cada archivo de la biblioteca. Marcás los que ese bot tiene que poder consultar y listo: no cuesta crédito y no hay que esperar, porque el documento ya se procesó cuando lo subiste.
- Los documentos que todavía se están procesando o que fallaron aparecen en gris, con el motivo. No se pueden marcar hasta que digan "Listo".
- Arriba de la lista hay un medidor: "18 de 30 documentos · 2.140 / 5.000 fragmentos". Son dos límites distintos, porque no todos los documentos pesan igual: una ficha de 3 páginas da 4 fragmentos y un manual de 600 da unos 700.
- Cuando un bot llega a su tope, desasignale algún documento largo para hacer lugar. Desasignar no borra nada: el archivo sigue en la biblioteca y otros bots lo siguen usando.
También podés subir un archivo desde la pantalla del bot: va a la biblioteca del negocio y queda asignado a ese bot en cuanto termina de procesarse. Si para entonces el bot está en su tope, el documento igual se guarda y la fila te avisa que no entró.
El bot ve la lista de nombres de los documentos que tiene asignados, y con eso decide si vale la pena buscar. Si el cliente pregunta "¿la cipermetrina me sirve para hormigas?", busca en la ficha y responde con lo que encontró, citando el documento y la página cuando el formato la tiene (el PDF sí; Word, texto y CSV no tienen páginas reales, así que ahí cita sólo el nombre).
Si no encuentra nada sobre el tema, lo dice en vez de inventar. Es a propósito: una respuesta inventada con cara de citada es peor que un "eso no lo tengo a mano, te lo consulto con el equipo".
Los documentos no reemplazan a las instrucciones. Las instrucciones dicen cómo tiene que conversar, qué puede prometer y cuándo derivar; los documentos son material de consulta. Un bot con un manual y sin instrucciones sabe buscar pero no sabe atender. Ver Buenas prácticas.
Antes de soltarlo, probalo en el modo de prueba: preguntale por un dato que esté sólo en el documento y fijate si lo encuentra y si lo cita bien. Es la forma más rápida de darte cuenta de si el archivo se leyó como esperabas.
Subir un documento consume crédito una sola vez, al procesarlo, y es de lo más barato del producto: una ficha de 40 páginas cuesta bastante menos que una respuesta del bot. No se vuelve a cobrar nunca, ni cuando lo asignás a otro bot ni cuando el bot lo consulta.
Lo que sí pesa es cada vez que el bot busca: esa respuesta le cuesta cerca del doble que una normal, porque tiene que pensar dos veces (primero decide buscar, después contesta con lo que encontró). No es para evitarlo —para eso está el feature— pero sí para saberlo. Detalle en Costos y consumo de IA.
Los archivos también ocupan almacenamiento del negocio, como los adjuntos de las fichas o los logos. Los vas a ver listados aparte, como "Documentos de bots", en el resumen de consumo. Cuando borrás uno, deja de ocupar en el acto.
Antes de borrar te avisamos qué bots van a dejar de poder consultarlo. Vale la pena leerlo: borrar un documento cambia lo que el bot sabe, y si no lo mirás ahora, dentro de un mes vas a estar preguntándote por qué dejó de contestar algo que antes contestaba.
El archivo se borra de verdad. Si lo volvés a necesitar, hay que subirlo de nuevo (y se vuelve a cobrar el procesamiento, que es poco).
Hay tres permisos separados, porque son tres riesgos distintos. Se configuran por rol —ver Roles—:
| Permiso | Deja |
|---|---|
| Subir documentos | Cargar archivos nuevos y reintentar los que fallaron. Es el único que gasta crédito. |
| Borrar documentos | Sacar archivos de la biblioteca. Destruye material del negocio. |
| Asignar documentos | Elegir cuáles lee cada bot. Es el más barato de dar y el que más se usa. |
Quien ya puede editar bots tiene los tres automáticamente: no hace falta tocar los roles que ya tenías armados. Para ver la biblioteca alcanza con el permiso de ver bots.