Cada miembro define su disponibilidad semanal: los días y horarios en los que puede atender reuniones.
La configuración se hace por bloques horarios — por ejemplo, "lunes a viernes de 9 a 13 hs y de 15 a 18 hs". Los bloques se repiten todas las semanas mientras no haya excepciones.
Es importante separar la disponibilidad del horario de presencia: una persona puede estar en el negocio de 9 a 18 hs pero solo aceptar reuniones agendadas de 10 a 12 hs.
El tiempo restante queda libre para otras tareas.
Acá se define cuándo puede atender cada persona. Cuánto dura una reunión y qué tipos existen no se cargan por miembro: son ajustes únicos para todo el negocio y viven en Configuración de la agenda.
Está adentro de Agenda, en la pestaña "Disponibilidad", al lado de "Calendario". Lo que ves ahí depende de tus permisos: si solo podés con la tuya, se abre directo el editor bajo el título "Mi disponibilidad"; si además podés gestionar la del equipo, aparece la lista de miembros a la izquierda y el editor del que elegiste a la derecha.
En esa lista, debajo de cada nombre dice cuántos días tiene configurados, o "Sin disponibilidad" si nunca cargó ninguno. Es la forma más rápida de ver a quién le falta.
La lista dice quién tiene días cargados y quién no
- Configuración rápida: tres atajos. "Lun-Vie" deja lunes a viernes de 9 a 18, "Todos los días" hace lo mismo con los siete y "Limpiar" apaga todo. Ojo que pisan lo que ya había, no se suman.
- La tira de días (L M X J V S D): un click prende o apaga cada día. Cuando prendés uno, hereda el horario del día anterior que ya estaba configurado para no cargarlo de cero; si no hay ninguno, arranca de 9 a 18.
- Horarios por día: cada día encendido muestra sus bloques. "Agregar horario" suma otro —así se parte la jornada en mañana y tarde—, el tacho rojo saca uno y "Copiar a todos" aplica el horario de ese día a los siete, sábado y domingo incluidos.
Editar es cambiar las horas de un bloque; borrar es sacarlo con el tacho o apagar el día entero. En los dos casos no pasa nada hasta que apretás "Guardar disponibilidad": si te vas de la pestaña sin apretarlo, vuelve todo como estaba. Cuando sale bien aparece un aviso verde, "Disponibilidad guardada correctamente".
Dos reglas que la plataforma no deja pasar:
- La hora de fin tiene que ser posterior a la de inicio.
- Los bloques del mismo día no pueden superponerse. Si dejás uno de 9 a 13 y otro de 12 a 18, al guardar avisa "Hay horarios superpuestos" y no guarda nada.
Guardar con todo apagado deja al miembro sin disponibilidad: deja de aparecer en la lista de miembros al crear una reunión y el bot no le ofrece ningún horario. Si recibe chats nuevos por reparto, tampoco le llegan, ni siquiera los que entran de noche.
Para una ausencia temporal —vacaciones, una licencia— está Ausencias y vacaciones, que bloquea esos días sin tocar la semana. Vaciarla obliga a volver a cargarla entera después.
Si un miembro tiene un asistente por vendedor, esta misma disponibilidad es el horario en el que su asistente contesta. Fuera de esos bloques, el asistente no responde.
- Se puede cambiar desde acá o desde el asistente: es una sola, así que tocarla en un lado la cambia en el otro.
- Quien puede editar el asistente también le cambia el horario desde ahí, aunque no tenga permisos de Agenda.
- Si está vacía, el asistente no contesta. Y un asistente prendido no se puede quedar sin horario: para vaciarla desde el asistente, primero hay que apagarlo.
La pestaña "Disponibilidad" aparece solo si el miembro tiene el permiso de gestionar su disponibilidad horaria propia. Con ese permiso edita la suya y nada más, que es lo que le da autonomía y evita que todo pase por el supervisor.
Para tocar la de otros hace falta uno aparte:
- Gestionar disponibilidad horaria de otros miembros: es el que agrega la lista de la izquierda con todo el equipo. Sin él, la pestaña muestra únicamente "Mi disponibilidad".
- El dueño del negocio los tiene siempre, sin necesidad de asignárselos.
Los dos se dan desde Roles. Buena práctica: cuando un supervisor le toca la agenda a un miembro, avisarle por canal interno.