Si tu negocio tiene un bot activo y la agenda conectada, el bot puede agendar reuniones por el cliente sin que el equipo humano intervenga.
Una reserva completa desde la conversación, sin que intervenga nadie del equipo.
El cliente escribe como en cualquier conversación
Sofía Bidart
+54 11 4123-0073
Hola, quería coordinar una llamada para ver los planes.
El flujo típico:
- El cliente escribe pidiendo un turno o consulta.
- El bot pregunta el tipo de reunión y el día preferido.
- Consulta la agenda y ofrece los huecos disponibles.
- El cliente elige uno y el bot lo reserva en el acto.
- El cliente recibe la confirmación; el equipo ve la reunión en su agenda.
Es uno de los usos donde el bot más valor agrega: el cliente reserva 24/7 sin esperar respuesta, y el equipo se ahorra el ida y vuelta de coordinar horarios.
Aunque el bot reserva en automático, el equipo sigue manejando las reglas:
- Qué horarios puede ofrecer: definido por la disponibilidad de los empleados. El bot solo muestra los huecos libres, no inventa.
- A quién se le asigna: el bot solo puede asignar a los empleados que elegiste en la configuración de la agenda, y reparte entre ellos con la estrategia que hayas fijado ahí: rotación equitativa, menor carga o aleatorio. Si además hay una rotación cubriendo ese horario, la prioridad la tienen los que están de turno.
- Qué duración tiene cada reunión: el bot toma el tipo de reunión que vos configures y respeta la duración fijada.
- Cuándo escalar al humano: si el cliente pide algo que no encaja (un horario inusual, una reunión presencial en otra ciudad, una urgencia), el bot deriva al equipo en lugar de forzar la reserva.
Cuando el cliente pide un horario y no queda nadie libre, el bot busca el siguiente hueco por su cuenta: avanza de a la duración de la reunión y va salteando fines de semana, feriados y días sin disponibilidad cargada.
- Si encuentra uno, se lo propone al cliente: "hay disponibilidad el viernes a las 14".
- Si no encuentra ninguno — prueba hasta ocho horarios —, le pide al cliente que proponga otro momento.
- Salud y consultoría: turnos para profesionales con agenda compartida (médicos, psicólogos, asesores).
- Servicios técnicos: visitas a domicilio o presupuestos en taller con disponibilidad limitada.
- Ventas con demo: SaaS y servicios donde el cliente nuevo necesita una llamada de descubrimiento antes de cerrar.
- Atención fuera de hora: el cliente de la madrugada del sábado deja agendado un turno para el lunes sin esperar que abra la oficina.