Además de la disponibilidad de cada empleado, la agenda tiene una pantalla propia de ajustes. Se entra desde Agenda, con el botón "Configuracion" que está arriba a la derecha.
Ahí se define cómo se comporta el módulo entero: cuánto dura una reunión por defecto, qué tipos de reunión existen, qué recordatorios le llegan al cliente por WhatsApp y con qué reglas agenda el bot. Son dos tarjetas: "Agenda" y "Agendamiento automatico del bot".
El botón solo aparece si tenés el permiso de ver configuraciones. Un empleado que usa la agenda todos los días puede no verlo nunca, y está bien: lo que se toca acá afecta a todo el negocio.
El botón vive arriba a la derecha
La tarjeta "Agenda" arranca con dos campos:
- Duración predeterminada de reuniones: viene en 30 minutos. Se aplica cuando creás una reunión sin cargar la hora de fin: la plataforma le suma esos minutos al horario de inicio. Si completás la hora de fin a mano, manda lo que pusiste.
- Tipos de reunión permitidos: Google Meet, Presencial, Llamada, Videollamada y WhatsApp. Vienen los cinco tildados. Los que destildes desaparecen del formulario de reuniones y el bot deja de ofrecerlos.
Destildar un tipo no toca las reuniones que ya estaban agendadas con él: siguen como están. El cambio corre de acá en adelante.
Es el tercer campo de la tarjeta "Agenda", justo debajo de "Tipos de reunión permitidos", y viene en 10. Es el que más se malinterpreta de la pantalla: no es un mensaje al cliente. Es el aviso que le llega a tu equipo —una notificación con sonido dentro del panel— cuando falta poco para la reunión.
Y se aplica solo a las reuniones que crea el bot. Las que cargás vos a mano traen su propio selector "Recordatorio" adentro del formulario de la reunión —de 5 minutos a 1 hora, o sin recordatorio—, que arranca en 10.
Dicho corto: este campo es el "Recordatorio" por defecto de las reuniones automáticas. Para cambiar el aviso de una reunión puntual, se cambia en la reunión.
Abajo de todo aparecen tres interruptores, y los tres vienen apagados:
- 24 horas antes: recordatorio de la cita un día antes.
- 1 hora antes: el mismo recordatorio, más cerca.
- 5 minutos antes: aviso de que el equipo está por contactar al cliente.
Son mensajes de WhatsApp que salen con plantilla, así que hay cuatro condiciones para que lleguen:
- La reunión tiene que estar atada a una conversación. Las que agenda el bot y las que creás desde un chat lo están; una reunión cargada a mano sin conversación no dispara ningún recordatorio.
- La plantilla tiene que estar aprobada por Meta. Si todavía no lo está, el recordatorio no sale y no se avisa en ningún lado.
- Cada paso se manda una sola vez por reunión.
- Si el momento de envío ya había pasado cuando se creó la reunión, ese paso se saltea: un turno para hoy al mediodía, cargado a las 8 de la mañana, no manda el de 24 horas.
Si reprogramás la reunión, los recordatorios se vuelven a mandar en el horario nuevo.
Un negocio nuevo arranca con los tres en off
Los recordatorios usan dos plantillas que la plataforma crea sola:
- Recordatorio de cita: la de 24 horas y la de 1 hora. Lleva nombre del cliente, fecha, hora y con quién es la reunión.
- Aviso de contacto: la de 5 minutos. Lleva nombre, fecha y hora.
Mientras Meta no las apruebe, arriba de los interruptores vas a ver un aviso ámbar con dos botones: "Revisar y enviar plantillas a Meta", que abre el texto para que lo leas y lo edites antes de mandarlo, y "Recrear plantillas faltantes", por si alguna nunca llegó a crearse.
En ese texto podés cambiar las palabras, pero no borres las variables ({{1}}, {{2}}…). Meta clasifica como utilidad solo las plantillas que traen los datos concretos de la cita; sin ellas puede pasarlas a marketing, que sale más caro, deja que el cliente se dé de baja y tiene restricciones de envío.
La segunda tarjeta define cómo agenda el bot. Son cuatro campos:
- Lógica de agendamiento: en tus palabras, cuándo tiene que ofrecer una reunión ("cuando esté por pasar un presupuesto", "después de cerrar una venta"). Eso entra en las instrucciones del bot.
- Intervalo mínimo entre reuniones: así se llama en pantalla, pero lo que hace es marcar cada cuántos minutos ofrece un horario. En 30 propone 9:00, 9:30, 10:00…; en 15 propone el doble de opciones.
- Empleados disponibles para reuniones: a quiénes puede asignarles turnos. Es el paso obligatorio para empezar a usarlo: hasta que no tildes al menos a una persona, el bot no agenda nada —ni siquiera lo intenta— y no tiene a quién asignarle un horario. Los que tildes son los únicos que van a recibir reuniones automáticas, y siempre dentro de su propia disponibilidad.
- Estrategia de asignación: rotación equitativa (uno cada vez, por turnos), menor carga (el que menos reuniones tiene esta semana) o aleatorio.
La lógica de agendamiento es obligatoria si elegiste empleados: al guardar con el campo vacío te lo reclama. Sin ella el bot no sabe en qué momento de la charla ofrecer el turno.
Dos cosas que conviene tener claras: los horarios que el bot ofrece salen siempre de la disponibilidad de cada empleado, y si hay una rotación cubriendo ese día, la rotación manda: la estrategia se aplica solo entre los que están de turno.
Toda esta tarjeta necesita el módulo Bot. Sin él vas a ver los campos en gris y un aviso con el link para conseguirlo. El detalle de cómo se comporta el bot agendando está en Agendar desde un bot.
La tarjeta entera queda bloqueada
Los cambios no se guardan solos. Recién cuando tocás algo aparece abajo el botón "Guardar cambios", que es uno solo para las dos tarjetas. Si te vas de la pantalla sin apretarlo, no queda nada.
Los permisos son los de Configuraciones:
- Ver configuraciones para entrar a la pantalla.
- Editar configuraciones para guardar.
El dueño los tiene siempre. Para que un encargado pueda entrar, se los das desde Roles.
Dos cosas que se buscan acá y no están: el interruptor que prende o apaga la agenda entera vive en Configuraciones del negocio, y el permiso para que un bot puntual pueda agendar se define en la ficha de ese bot, no acá.