Reuniones: crear, editar y cerrar

Hay dos formas de que una reunión aparezca en el calendario, y ninguna otra:

• La carga alguien del equipo, a mano, desde el panel.
• La agenda el bot durante una conversación de WhatsApp, si el negocio tiene el módulo Bot y ese bot tiene el agendamiento habilitado.

Cargarla a mano sirve para lo que no pasó por el chat: el cliente que llamó por teléfono, el que lo pidió en el mostrador, una visita técnica que coordinaste vos.

No hay un botón "Nueva reunión" arriba de la pantalla. El formulario se abre desde dos lugares, y es el mismo en los dos:

• Desde Agenda: al pasar el mouse por un día del calendario aparece un botón "+" arriba a la derecha de la celda. Lo abre con esa fecha ya puesta. El "+" solo aparece si tenés el permiso de crear reuniones.
• Desde Mensajería: en la ficha del cliente, el bloque "Reuniones" tiene un "+" que abre el mismo formulario con el cliente y su conversación ya cargados. Es la vía recomendada cuando estás hablando con la persona.

La ventana se llama "Nueva Reunión" y es la misma sin importar desde dónde la abras. Para que guarde, solo tres campos son obligatorios: título, tipo y fecha/hora. Pero hay dos más que conviene tratar como obligatorios — cliente y número de teléfono— y abajo está el porqué.

• Título (obligatorio): lo que vas a ver en el calendario cuando la reunión no tenga cliente.
• Cliente: buscador por nombre o número; empieza a buscar a partir de dos caracteres. Elegilo de la lista y queda su ficha, con el teléfono, las apps desde las que te escribió y una "×" para sacarlo.
• Número de teléfono: aparece solo si esa persona te escribió a más de un número tuyo, y ahí hay que elegir uno. Si te escribió a uno solo, la conversación se ata sola; y si abriste el formulario desde Mensajería, ya viene atada a esa conversación y el selector ni aparece.
• Tipo (obligatorio): Google Meet, Presencial, Llamada, Videollamada o WhatsApp — solo los que estén habilitados en la configuración.
• Fecha y hora (obligatorias). La fecha no puede ser anterior a hoy: si lo intentás avisa "La fecha de inicio no puede ser anterior a hoy."
• Incluir hora de finalización: un interruptor apagado por defecto. Si lo dejás apagado, la plataforma le pone fin sola usando la duración predeterminada del negocio.
• Ubicación o enlace: el link de la videollamada o la dirección. Si empieza con http, en el detalle se muestra como "Abrir enlace".
• Descripción: el detalle del caso. Queda visible en el detalle de la reunión para el equipo; no se le manda al cliente.
• Recordatorio: sin recordatorio, o 5, 10, 15, 30 minutos o 1 hora antes (por defecto, 10). Es un aviso interno — le suena a los asignados y a quien la creó, no al cliente.

El bloque "Asignar empleados" aparece solo si tenés el permiso de asignar reuniones a otros. Sin él no elegís: la reunión queda asignada a vos, y no hay forma de pasársela a otra persona desde esa pantalla.

Cuando el bloque aparece, la lista no muestra a todo el equipo: cada vez que cambiás la fecha o la hora, la plataforma consulta la disponibilidad real y deja únicamente a los que pueden en ese horario. Mientras consulta dice "Consultando disponibilidad...", y si no queda nadie aparece un aviso ámbar: "No hay empleados disponibles en el horario seleccionado."

Un empleado queda afuera de la lista si:

• No tiene un bloque de disponibilidad que cubra toda la reunión — no alcanza con que empiece adentro: el horario completo tiene que entrar en el bloque.
• Ya tiene otra reunión que se pisa con ese horario.
• Está de ausencia ese día.

Si cambiás el horario después de haber marcado a alguien y esa persona deja de estar libre, se desmarca sola. Y si algo se escapa, al guardar se vuelve a chequear y avisa: "Los siguientes empleados no están disponibles en el horario seleccionado: …".

Se abre la reunión —desde el calendario o desde la lista del día— y se toca "Editar". Vuelve el mismo formulario, con todo cargado.

• Cambiar el horario deja la reunión en estado "Reprogramada", sola, sin que tengas que marcarlo. Y los recordatorios al cliente se vuelven a programar para la fecha nueva: si ya se había mandado el de 24 horas, se manda de nuevo cuando corresponda.
• Cambiar el responsable se hace acá mismo, destildando a uno y tildando a otro. No hay un botón "Reasignar" aparte, y el cliente no recibe ningún aviso del cambio: si tiene que enterarse, se lo escribe alguien por el chat.

Toda reunión nace "Agendada" y termina en uno de los estados finales. El filtro del calendario los lista todos:

• Agendada (azul): recién creada, pendiente.
• Reprogramada (ámbar): se le cambió la fecha o la hora.
• Completada (verde): alguien la cerró con su resultado.
• Cancelada (roja).
• No se presentó (naranja) y Sin respuesta (gris): las dos formas de decir que no pasó.

"Confirmada" aparece en el filtro, pero hoy ninguna acción de la plataforma deja una reunión en ese estado. Si la ves vacía, es por eso.

Al abrir una reunión activa aparecen cuatro botones: Editar, Completar, el de "no pasó" y Cancelar. Cuando la reunión ya está cerrada, los cuatro desaparecen.

• Completar: abre una ventana que pide Resultado —Exitosa o Fallida, obligatorio— y Notas de completado (mínimo 10 caracteres). Podés sumar hasta 10 adjuntos de 16 MB cada uno. Todo eso queda guardado en la reunión, con la fecha en que se cerró. Tiene su propia sección: Reuniones: completadas.
• "No se presentó" / "Sin respuesta": es el mismo botón y cambia de nombre según el tipo. En Llamada y WhatsApp dice "Sin respuesta"; en Google Meet, Presencial y Videollamada, "No se presentó".
• Cancelar: la marca como cancelada en el acto, con un solo click. No pide motivo, no pide confirmación y no le avisa al cliente. Lo único que hace además es cortar los recordatorios que faltaban.
• Eliminar: solo con el permiso de eliminar. Borra la reunión del sistema — si querés que quede el registro de que se cayó, usá Cancelar.

Menos de lo que uno supone. Lo único que sale automático son los recordatorios —24 horas, 1 hora y 5 minutos antes— y solo si están prendidos en la configuración de la agenda, la reunión tiene conversación asociada y la plantilla está aprobada por Meta.

No existe hoy un mensaje automático de:

• Confirmación al crear una reunión desde el panel. (Cuando la agenda el bot sí manda una línea en el chat, "Te va a estar contactando …".)
• Cancelación.
• Cambio de responsable o de horario.

• Las cerradas se esconden. Las completadas, canceladas, "no se presentó" y "sin respuesta" no se muestran en el calendario. Aparece un botón "Ver ocultas (N)" que las trae de vuelta.
• Filtro por estado: el desplegable de arriba a la derecha deja ver una sola clase de reunión.
• Cada uno ve lo suyo. Sin el permiso de ver todas las reuniones del negocio, el calendario muestra únicamente las que creaste o en las que estás asignado.
• En la ficha del cliente, dentro de Mensajería, están sus próximas reuniones y un "Ver historial" con las anteriores y cómo terminó cada una.

• Ver agenda y reuniones: entrar a la sección.
• Crear reuniones: habilita el "+" del calendario.
• Editar reuniones: habilita "Editar", "Completar", "Cancelar" y el botón de "no pasó".
• Eliminar reuniones: habilita "Eliminar".
• Asignar reuniones a otros empleados: habilita el bloque de asignación. Sin él, todo lo que cargues queda a tu nombre.
• Ver todas las reuniones del negocio: saca el filtro de "solo las mías".

Se asignan desde Roles. El dueño del negocio los tiene todos.