La Ficha del cliente son los datos de recepción: los que le pedís a todo el mundo que te escribe, sea para lo que sea.
Nombre, apellido, documento, correo, teléfono, dirección. Lo que anotarías de cualquier persona antes de saber siquiera qué necesita. Cada negocio decide cuáles son los suyos: se definen una vez y valen para todos los clientes.
Es lo primero que se ve al abrir el perfil de una persona, arriba de todo.
Conviene pensarla como el mostrador: lo mínimo que necesitás de cualquiera. Todo lo demás —lo que depende del trabajo, del rubro o del momento— va en formularios.
Los mismos datos para todo el negocio
Los datos que se le piden a todo cliente.
Separar una app · Historial
En el perfil de una persona las dos se ven parecido —una tarjeta con datos adentro— y por eso se confunden. Pero no son la misma cosa, y hay una diferencia que si te agarra desprevenida duele.
La regla corta: la ficha la tienen todos y es una sola; los formularios los armás vos, los que quieras, y van solo en los clientes que elijas.
El resto de las diferencias, una al lado de la otra. El resaltado va recorriendo las filas solo; tocá una pregunta para quedarte en ella.
| Ficha del clienteEstá en todos. No se saca. | FormulariosLos armás vos. Vos elegís a quién. | |
|---|---|---|
| Ya existe. Vos elegís qué datos pide. | Los creás vos, los que quieras. | |
| A todos los clientes, siempre. | Solo a los clientes a los que se lo asignás. | |
| No. | Sí, cuando quieras. | |
| Una, o una por app si separás alguna. | Todos los que armes. | |
| Uno solo, que se corrige. | Depende del modo: uno que se corrige, o uno nuevo por cada trabajo. | |
| Se borra en todos los clientes, con su historial y sus adjuntos. No se puede deshacer. | No se borra nada. Deja de pedirse, y lo cargado se sigue viendo. | |
| En Clientes, en la tarjeta de arriba de todo. | En Formularios, su propia sección del panel. |
El resaltado va solo. Tocá una pregunta para quedarte en ella.
La pregunta que importa es "¿Qué pasa si sacás un dato?". Es la única asimetría entre las dos, y va en el sentido peligroso: quitar un dato de un formulario es reversible, quitarlo de la ficha no. Lo contamos entero más abajo, en Sacar un dato borra lo cargado.
Una cosa que sí comparten: los datos son los mismos. El catálogo de campos del negocio es único, y de ahí salen tanto los de la ficha como los de cualquier formulario. Crear Obra social una vez alcanza para usarlo en los dos lados, y sigue siendo el mismo dato.
En Clientes, en la tarjeta que está arriba de todo. Los datos que pide se ven ahí mismo, en fila, sin abrir nada: entrás y de un vistazo sabés qué se le pregunta a la gente.
- Tocá Editar en la fila que quieras cambiar.
- Agregá los datos que te falten, sacá los que no uses y ordenalos arrastrándolos: ese es el orden en el que los va a ver tu equipo.
- Listo. Se guarda solo, no hay botón que apretar.
Si un dato que querés pedir todavía no existe, lo creás desde esa misma ventana. El detalle de cómo funcionan los datos está en Los campos.
Quien no tenga permiso para configurarla igual la ve, solo que sin botones: saber qué datos se le piden a un cliente es información legítima para cualquiera que entre a Clientes.
De fábrica hay una sola, llamada Todas las apps, y para la mayoría de los negocios alcanza con esa.
Sirve cuando una misma cuenta atiende rubros distintos: una app de odontología y otra de dermatología no necesitan los mismos datos. Ahí tocás Separar una app, elegís cuál, y esa app pasa a tener los suyos.
- La app separada nace como una copia de la general: arranca pidiendo exactamente lo mismo y desde ahí la cambiás.
- A partir de ese momento van por su lado: lo que toques en una no afecta a la otra.
- Cada persona ve la ficha de la app por la que te escribió. Dos miembros que atienden apps distintas pueden ver datos distintos del mismo cliente, y está bien que así sea.
- Con la ✕ de la fila esa app vuelve a usar la ficha general.
Si una app se desconecta del negocio, su ficha queda solo para leer: no hay a quién pedirle esos datos. Lo que ya estaba cargado no se pierde y se sigue viendo en el perfil de cada cliente.
Esta misma regla es la que respeta el bot cuando le enganchás la ficha: pide los campos de la app por la que entró esa conversación, no los de todas. Un bot que atiende tres teléfonos de tres apps distintas pide datos distintos en cada una, y en el editor del bot ves la lista por app antes de guardar.
Es la única diferencia importante con un formulario, y conviene tenerla clara antes de tocar nada.
En un formulario, sacar un dato no borra nada: lo que ya estaba cargado se sigue viendo. En la Ficha del cliente sí se borra — y como la ficha la tienen todos, se borra en todos, junto con su historial y sus archivos adjuntos.
Antes de que pase te decimos cuántos clientes lo tienen cargado y cuántos archivos se van a perder. Es un cambio que no se puede deshacer.
El dato en sí no desaparece del negocio: sigue disponible y lo podés volver a agregar cuando quieras. Lo que no vuelve es lo que la gente ya había cargado.
A mano, en dos lugares, y los dos guardan en el mismo lado:
Y hay un tercero que no es a mano: si le enganchás la ficha a un bot, el bot le pide al cliente los campos que faltan y los deja cargados solo. Lo configurás en la tarjeta Preguntas obligatorias del bot — Crear un bot. Nunca pisa un dato que ya cargó alguien de tu equipo, y no repregunta: pide una vez y si el cliente no contesta, el campo queda para que lo completes vos.
- En el perfil de la persona — la versión completa: tocás la tarjeta y se abre para cargarla dato por dato, con el historial de cada uno y sus archivos adjuntos. Lo vemos en El perfil del cliente.
- En la conversación — la versión rápida, en el panel de la derecha del chat, para completar algo sin salir de la charla. Lo vemos en El panel del cliente.
En los dos casos se guarda solo, unos segundos después de que dejás de escribir. Si un dato es obligatorio y todavía está vacío, aparece marcado en amarillo: es un recordatorio, no un bloqueo — nada deja de funcionar por eso.
Y hay una tercera vía, que no es a mano: si el dueño prende Completar la ficha del cliente con IA en Configuraciones, la ficha se va llenando sola con los datos que aparezcan en los chats. Los valores se ven como cualquier otro, sin marca, y la IA nunca pisa un dato que cargó una persona: en cuanto alguien escribe o corrige un valor, queda cerrado. Está explicado en Inteligencia artificial.
Hay dos historiales, y son cosas distintas:
- El de la ficha, en el botón Historial de Clientes: quién agregó o sacó datos de la ficha, y cuándo. Responde "¿desde cuándo pedimos esto?".
- El de cada dato de cada persona, al abrirlo en su perfil: qué decía antes, qué dice ahora, quién lo cambió. Responde "¿esto siempre decía esto?".
En el segundo, ese quién puede no ser una persona. Hay tres firmas posibles: el nombre de quien lo cargó, IA cuando lo dedujo el autocompletado leyendo la conversación, y El bot cuando el cliente lo dictó por chat y el bot lo guardó. Es el único lugar donde se ve esa diferencia — en la ficha los valores no llevan ninguna marca.
El orden de autoridad entre las tres es persona > bot > IA: lo que escribió alguien de tu equipo no lo toca nada automático; lo que el cliente dictó le gana a lo que la IA dedujo.
Los dos son inmutables: no se editan ni se borran.